Aby rozpocząć poszukiwania, należy umówić się na wizytę w Archiwum telefonicznie lub e-mailowo (dane w zakładce Kontakt).

Dane potrzebne do rezerwacji miejsca w Pracowni to imię, nazwisko i telefon kontaktowy. Podczas umawiania zalecamy podanie, w jakich księgach metrykalnych lub innych jednostkach będą prowadzone poszukiwania, aby usprawnić proces udostępniania. Należy podać nazwę parafii oraz sygnaturę jednostki, np.: Toruń Katedra AA 001.

Spis wszystkich ksiąg metrykalnych znajduje się w zakładce Katalog ksiąg metrykalnych. Jest to spis alfabetyczny parafii, których księgi posiadamy. Po kliknięciu konkretnej parafii pobierze się spis wszystkich ksiąg z danej parafii wraz z ich sygnaturami, np. AA 001, AE 003. Pozostałe jednostki znajdują się w zakładce Pomoce archiwalne w formie inwentarzy i spisów.

Należy mieć ze sobą dowód osobisty do wypełnienia zgłoszenia użytkownika. W przypadku pracy z oryginałami dokumentów również rękawiczki bawełniane lub jednorazowe. Zachęcamy do wcześniejszego zapoznania się z Regulaminem Archiwum oraz Regulaminem Pracowni Naukowej dostępnymi w zakładce Pliki do pobrania.

Z zasady wszystkie księgi metrykalne (chrztów, ślubów, zgonów itd.) udostępniamy w formie skanów, a pozostałą dokumentację parafialną (np. księgi kasowe, inwentarze) — w formie oryginałów.

Podstawowa informacja to dane osobowe poszukiwanej osoby — imię, nazwisko (lub imiona i nazwiska rodziców w przypadku aktów chrztu). Kolejna to przybliżony czas życia danej osoby (im węższy, tym lepiej). Ostatnia — miejsce udzielenia sakramentu, czyli obszar, na którym osoba mieszkała lub przebywała.

Można korzystać po wcześniejszym zapytaniu dyżurującego archiwisty. Podczas korzystania nie można przeszkadzać innym użytkownikom oraz wykonywać zdjęć udostępnionych dokumentów.

Tak. Opłata wynosi 7 zł za jednorazowe wypożyczenie każdej jednostki, np. jednej księgi metrykalnej, niezależnie od jej wielkości czy czasu poświęconego na jej przeszukanie. Z opłaty zwolnieni są studenci i doktoranci piszący prace dyplomowe, po przedstawieniu zaświadczenia od promotora.

Tak. Podczas każdej wizyty składa się zamówienie ważne tylko w tym dniu, w którym zostało złożone. W kolejnym dniu wizyty zamówienie z dnia poprzedniego nie jest już aktualne i należy ponownie złożyć zamówienie oraz opłacić koszt wypożyczenia jednostki.

Do ksiąg metrykalnych chrztów dostęp możliwy jest po 100 latach od wytworzenia aktu (np. w czerwcu 2022 r. udostępniamy wszystkie akta wytworzone przed czerwcem 1922 r.). Pozostałe księgi (ślubu, zgonu) udostępniamy po 80 latach. Pozostałe jednostki (niebędące księgami metrykalnymi) udostępniamy po 50 latach od zakończenia prowadzenia jednostki, jeśli dany zespół posiada inwentarz lub spis akt.

W księgach zgonów często umieszczone są informacje o osobach pozostawionych przez zmarłego, np. małżonku czy dzieciach. Ich dane również musimy chronić.

Osoby najbliższe mogą uzyskać odpis dokumentu. Należy złożyć wniosek o wydanie odpisu, podając datę (dzień, miesiąc, rok), parafię udzielenia sakramentu oraz imię i nazwisko osoby, której udzielono sakramentu. Wniosek dostępny w zakładce Pliki do pobrania.

Osoba, której dany akt dotyczy; rodzice; dziadkowie; dzieci; wnuki; rodzeństwo; małżonek; pełnomocnik.

Możliwy jest dostęp do celów naukowych po wcześniejszym pisemnym zapytaniu skierowanym do Archiwum. Do zapytania należy dołączyć list polecający od opiekuna naukowego pracy. Każda taka sytuacja rozpatrywana jest indywidualnie przez Dyrekcję Archiwum i nie gwarantuje dostępu do jednostek.

Wykonywanie zdjęć aktów jest niezgodne z regulaminem.

Archiwum nie wykonuje ksero przechowywanej dokumentacji i nie wydaje posiadanych skanów użytkownikom.

Skopiować można treść dokumentu poprzez jej własnoręczne spisanie lub poprzez złożenie wniosku o wydanie odpisu dokumentu.

Należy złożyć Wniosek o wydanie odpisu dostępny w zakładce Pliki do pobrania. We wniosku należy podać dokładną datę i parafię udzielenia sakramentu oraz dane osobowe (w przypadku kobiet w części górnej, adresowej, należy wpisać aktualne dane, natomiast niżej, w miejscu danych sakramentu — nazwisko panieńskie). Należy zaznaczyć, że wnioskuje się o dokument urzędowy oraz podać powód, np. zawarcie związku małżeńskiego.

Należy wówczas umówić się na wizytę w Archiwum i przeprowadzić poszukiwania w księgach metrykalnych. Poszukiwania można przeprowadzić samodzielnie, zlecić rodzinie / znajomym lub firmie świadczącej usługi genealogiczne. Pracownicy Archiwum również odpłatnie prowadzą poszukiwania na zlecenie.